组织之间通过谈判，就经济、科技、文化、教育、体育等某一方面的专业领域的合作事务达成相互协议，并需要缔结正式协定或条约时，一般可以举行正式的签字仪式。签字仪式的安排如下：
1、做好签字文本的准备工作
包括翻译、校对、定稿、印刷、装订、盖火漆印。同时要准备好签字用的文具、代表双方组织的旗帜或标志牌。
2、安排出席签字仪式的人员
双方要事先商定好签字人。其人选要视文件的性质来确定，可由最高负责人签，也可由具体部门负责人签，但双方签字人的身份应该对等。事先还要安排好助签人员，并洽谈好签字的有关细节。其他出席签字仪式的，基本上是双方参加会谈的全体人员，人数最好大体相等。为了表示重视，可以邀请更高一层的领导人出席签字仪式。
3、准备好签字场地设施
一般在签字厅内设置长条桌一张，桌面覆盖深绿色呢台布，桌后放置两张椅子作为双方签字人座位，主左客右。座前摆上保存的那一份文本，上端分别放置签字文具。签字桌中间摆一旗架，悬挂签字双方的旗帜。
4、进入签字程序
双方出席签字仪式的人员一同进入签字厅。签字人员就座时，其他人员分主客两方、按身份顺序排列于各自签字人的座位后面。双方的助签人员分别站立在各自签字人的外侧，协助翻揭文本、指明签字处。签字人首先在各自保存的文本上签字，然后由助签人员互相传递文本，再在对方保存的文本上签字，最后由双方签字人起立互相交换文本，并相互握手。签字后可由工作人员送上香槟酒，共同举杯庆贺。
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