乐观自信的秘书（论文）

原文名：做高素质的秘书人才
——论秘书乐观、自信的心理素质的重要性

作者：陈志彩

【摘要】　中国加入wto后，在社会主义市场经济体制逐步成熟的条件下，企业对人才提出了更高的要求。秘书人员面对这一严峻挑战，要以乐观、自信的态度去积极面对。文章围绕着乐观、自信的定义及相互关系，阐明了秘书培养乐观、自信精神的重要性，还联系实际阐述秘书应如何提高自信这些方面。表明了秘书人员要同时增强知识能力素质和心理素质，做新世纪的高素质的秘书人才的观点。
【关键词】　秘书 素质 心理素质 乐观 自信

秘书是一项常青的职业，古今中外，各行各业都需要秘书。可以说，有了社会组织和文字，就形成了文牍性很强的秘书工作；有了国家，便出现了为统治者服务的国家秘书工作。秘书工作在我国历史悠久，早在汉代就已出现了“秘书”一词。

在我国，秘书学界就给“秘书”这一词定了一个明确而清晰的概念：“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。”

而随着我国对外开放的加深和对外联系的加强，国内企业的对外贸易也越来越频繁。这样，在“秘书”这一种概念下，就有了一个新的属概念“涉外秘书”。所谓涉外秘书是指在我国“三资”企业和外贸、外事、海关、银行、税务、保险、宾馆商场等涉外单位供职的秘书。

在今天，秘书已成为世界范围内覆盖面最广的职业之一，被称为现代社会的第361行。

（一）秘书的工作性质

由以上的定义我们可以看到，秘书作为一种社会职业，其是从属、服务于领导的。其主要内容就是指秘书工作本身不能脱离它所服务的领导而独立存在，领导工作涉及到哪里，它的工作范围就延伸到哪里。尽可能地为领导、机关创造各种便利条件，以提高其工作效率和工作质量。所以说，从属性、服务性、辅助性就是对秘书工作性质的最好概括。

(二) 秘书的工作性质

秘书工作从属性、服务性、辅助性的根本性质，决定了秘书工作的一系列特点。秘书工作是从属于领导工作，秘书主要是为领导服务的。事无大小，只要是与领导、与上司有关的工作，都必须秘书亲自处理。可以说，繁、杂、忙、累四个字就是对秘书工作特点的最适当的形容。

正是这一复杂的工作特点，对秘书的心理就有了特殊的要求。

（三）人的心理

人的心理是外部客观世界在人脑中的反映，它直接支配着人的言谈举止，心理素质是文秘人员基本素质的基础。每个社会工作者从事某种事业都要具备本行业所需的思想，道德，智能修养。由于工种不同，自身的性质，爱好，心理等因素对工作也起着大小不同的作用。要想成为一个成功的文秘人员，必须学会调整自己的心理平衡，保持良好的心态，努力培养高雅的气质，完善个人的乐观、豁达的性格。

（二）涉外秘书的心理素质

涉外秘书的心理素质是指她们在供职时表现出来的经常和稳定的心理特点。涉外秘书从事的是脑力劳动，这一劳动头绪多，范围广，内容杂。其心理活动频繁。美国福丽斯在《成功的秘书》一书里曾列举现代秘书的各种职责，其中包括：“打字、归档、接待来访、处理函件、编写报告、在上司不在时处理日常事务”等等。面对如此繁杂的任务，一个秘书如果没有良好的心理素质，是难以胜任这项工作的。

但同时，我们看到，即使我们秘书人员如此的默默做好本份工作，但仍会遭到社会上一些人士的世俗偏见。诚然，是有一些心术正的秘书利用职务之便进行一些不法行为，不道德交易以获得自身利益。给社会，人们造成了极坏的影响，带给人们对这一职业的偏见，也给秘书带来极大的心理压力。

我们可以从以下的例子中看到造成这一偏见的原因：

1．时代发展到今天，有些秘书不是把工作重点放在文秘写作和其他工作上，而是一门研究领导的心理和爱好。他们还从前清奸臣和坤那里学习到一套吹拍哄骗的本领，把领导服侍的舒舒服服。有的还哄骗那些贪官进赌场，帮他们找“三陪女”，掩护“二奶”，变着法子到下面索要贿赂，这样的秘书实际上已经成了腐败分子的走狗和帮凶。

2．还有一种变了味的秘书，那就是少数高官和大款用的女秘书。这种秘书靠的不是本事而是脸蛋，她们不干工作，只为领导提供全方位工作。正是这种人，亵渎了秘书的称号，贬损了这个职业的名声，让很多人一提起女秘书，就想到“三陪女”，“二奶”，“小蜜”这样的名词，也让一些真正能当好秘书的女性蒙受无端的歧视。
所以，秘书要想在这一行业中有所作为，打破人们对此存在的偏见，就要有一个健康，坚强地心理素质。我认为，秘书必须具备的心理素质要求中，乐观、自信是最重要的。乐观的人能以开朗的心态积极面对来自社会上工作上的压力；而自信的人则能在工作中，交际中得心应手，表现出色。充分发挥出秘书人员的作用和魅力。

我们一味强调秘书要有乐观的态度，有幽默的性格，为什么它们如此重要呢？

（一） 培养乐观精神的原因

秘书工作压力大，时刻围绕领导转，即使在休息时间也难保能高枕无忧。什么时候需要你工作，就得什么时候到位，既紧张又受累。甚至会因过分紧张而精神忧思郁结，紧张错乱。所以文秘人员要注重培养乐观的精神。

（二） 乐观精神的作用

乐观的人勇于面对工作的挑战，不怕挫折打击，跌倒再爬起，永远保持积极向上的勇气，乐观是一种涵养。乐观豁达，活泼好动的人笑口常开，经常保持精神愉悦。有利工作效率的提高。同时又带给人们快乐和鼓舞。俗语说得好“世界向微笑的人敞开”、“巴掌不打笑面人”、“任何人都不会拒绝快乐, 而乐观是快乐的根本”。

在与他人沟通时,乐观的人容易结交新朋友,联谊四方.即使宿怨很深的人,和气、快乐的交往也容易消除误会。正所谓“相逢一笑泯恩仇”。乐观的人有一种超脱精神。在工作中遇到拦路虎时，乐观的人比忧愁的人更容量淡化矛盾，调整情绪。

而工作中，乐观精神也是秘书工作的一种推动力，秘书工作位置特殊，对上要处理好与上司的关系，对下又要处理与群众，与同事的关系。稍一处理不当，就会处于夹缝位置，而两面不讨好。

“小孟是深圳一家服装公司的前台文员，每天除了收发传真，接听电话，还要帮助上司传达旨意，冲茶泡水，通知的工作，稍有闪失，就会遭到上司的责骂，有时更会遭到客人的投诉。其心理压力可想而知。但她却不怨天尤人，反而整天自我解嘲，每天都调整好自己的情绪，以积极的心态面对一天新的开始。

（三）乐观的一个表现

乐观精神的一个突出表现就是幽默。

“熬”人的秘书工作需要幽默来调剂。秘书工作有其被动性的特点，然而工作又要求主动服务。因此秘书只有保持爽朗愉悦的心境，舒畅和谐的工作环境，才能充分发挥自己的聪明才干，解决被动与主动性的矛盾，提高工作效率。
幽默能使人保持自我心理平衡，使秘书在工作中取得意想不到的成功。幽默是一种润滑剂，在产生误解和僵局时，一个适当的玩笑可以巧妙的摆脱困境，从而创造和谐的工作环境。

只有以乐观的态度看待每天的工作，才能在紧张、繁杂的工作中培养出自信力，才能在工作中得心应手。所以，我认为，乐观精神是自信的前提，以积极、乐观态度投入到工作中去，工作才会更自信。

那么，何为自信？秘书人员要培养自信力的原因何在呢？

（一）自信的定义

自信就是自己相信自己，深信自己有能力去完成自己所担负的各种任务。

与自信相反的有两个概念——自负和自卑。

自负实际上是盲目自信，其在心理上带来的偏差和危害是不能正确估计自己。秘书人员在领导近身工作，容易滋生优越感，表现出“高人一等”的傲气，造成人际关系的紧张。自卑则是在境遇不佳时产生的消极情绪，其表现是：常感受制人，认为成天照抄照转，在“文山会海”中疲于拼命，难有“出头之日”，认为自己低人一等，感觉空虚，苦闷，意志消沉。

无论是自负还是自卑都是不可取的，只有自信才是健康的，积极的心理品质，所以我们就要不断培养增强我们的自信力。

（二） 培养自信的原因

为什么自信对秘书人员有正面的影响作用呢？

初任职的涉外秘书，由于缺乏实际工作经验，对秘书工作有一种新鲜感，心理上处于兴奋点，怀有强烈的求知欲，但同时又怕干不好工作。工作中往往小心谨慎，如履薄冰，显得拘泥，缺乏主动性；由于业务生疏，对上司交待的事情，总觉得自己做不好。这样，就会给上司留下一个缺乏自信和缺乏工作主动性的印象。

而对进入外资企业工作的涉外秘书来说，她（他）们对外方上司和外方人员会有一种神秘感，而且由于语言上的差异，她们就会采取“敬而远之”的态度。这就是一种没有自信的表现。在与各部门打交道时，也常常是小心翼翼，生怕出差错，迈不开手脚，正是这一紧张心理，常常让人感觉到秘书人员做事不够麻利，缺乏对自己应有的自信力，造成上司对其工作的不信任态度。这样，轻则受到责骂，批评，重则可能丢掉一份工作。

所以，每个秘书都应在正确认识自身工作性质的乐观、积极的态度上，建立起对自己的信心。

自信是对秘书人员的心理素质的最基本要求。但我们发觉由于一些世俗偏见对秘书概念的偏差认识，认为秘书只要长着一副漂亮脸蛋就行了，也因此把它作为自己求职的一个筹码。据报道，北大一些女学生就是拿着自己的“写真集”作为自己求职的一个资本。这一强有力的资本，使一些相貌平平的女生在这求职的大门中怯步，她们认为自己貌不如人，认为自己没有好的身材，认为自己竞争不上人家。但她们应该明白这一点：人不是因为美丽而可受，而是因为可爱而美丽，不是因漂亮而自信，而是因自信而美丽，这份自信源于自己的才干，智慧和成功。

（三） 自信的作用及表现

一个人有了自信才有自信力，进而激发出极大的勇气和毅力。古人云：“自知者明，自信者强。”充满自信的人敢于直面现实，敢于迎接挑战。正如卢梭所说：“自信力对于事业简直是奇迹，有了它，你的才智可以取之不尽，用之不竭，一个没有自信力的人，无论他有多大才能，也不会有成功的机会。

秘书人员的自信力表现在办事有信心。谈话、协调不怯场。自信的秘书，不仅会有较高的工作热情，也会产生战胜困难的极大勇气。

对我们涉外秘书专业毕业走上岗位者来说，我们受过专业训练，更应树立自信心。乐观的看待自己的能力。

一位在内地有着三年秘书工作经验的年轻人刚到深圳，看到某服装公司招聘秘书时，就准备去试试。

凭着中文系的毕业证和发表的一些文章以及对秘书工作的认识。年轻人顺利通过了初试，复试时，不论什么问题，他的回答都令经理满意，最后经理问他：“如在本公司工作，多少工资会满意。”这个年轻人估量了一下，说2000元左右应该合适！经理瞪大眼睛说：“那么点，不嫌少。”

结果，年轻人没被录用，经理说他不能正确估计自己的价值。把自己看得太低了。
联系到我们现在的求业，有些同学在多番面试不成功后，逐渐对自己丧失了信心。失去对自己能力的正确判断。退而求次，认为只要找到工作就行。这是自信不足的一个表现。

据中华女性网的一篇文章报道，有位刚从学校毕业的学生，受同学邀约一起到一家单位应聘计算机操作员。但他考虑到自己的条件，虽然自己的各门成绩在班里很不错，动手能力也不比本科生差。但用人单位打出的非本科生文凭以上人士免谈的旗号。使这位同学望而却步了。而他的同学仍坚持去了。

两星期后，他的同学高兴的对他说，他被录用了。且还说道：“有两个能力不如他的也被录用了。这家公司招聘员工主要看动手能力，文凭只是一个方面。”虽这位同学后悔不迭，但这为时已晚。

作为一名大专的毕业生。诚然，我们的学历不如本科生硬，但我们的实际操作能力并不一定就比他们差啊！作为文秘专业的学生，我们更应对自己充满自信。我们受过系统的训练，我们是有能力和一名本科院校出来的学生较一番高低的。

人看低了自己，就会丧失了信心，也许永远不知道自己有多大潜力和能量，就会把一些本来通过努力和实践就可达到的目标，看作是可望而不可及的。

（四）增强自信的方法

自信之于我们如此重要，那么，我们秘书人员又应如何提高我们的自信力呢？
德国政治家拉洛士说过：“先要对自己有信心，才能使别人相信你。”自信力来源于科学基础上的自信，即相信自己的能力和价值足以应付自如。这是当代秘书获取成功的重要条件。

增强自信力，提高自信和重要方法有以下几条：

1、“最坏的”思想准备

当你工作受挫或环境不利时，难免会有心灰意冷、悲观失望的感觉。在这种情况下，你干脆勇敢的用“最坏的”“最糟的”来表述你的境况，你若能想到“现在是我打烂仗到达了顶点，以后再也不会有比这更糟糕了吧！”那么你的心理就会安定下来，这将有助于你松弛大脑，轻松起来。心理上的良性变化，能有效振奋精神，遏制恶劣情绪扩张，促进事态好转。

2、保持斗志；坚信“天生我材必有用”

体验失败会使人产生挫折感，使人锐气大减，甚至觉得处处不顺，路路不通，以致产生心理上的“退行现象”为使自己不陷入“退行现象”，在遇到挫折或失败时，首先应客观地把握现状，面对现实，找准矛盾的焦点，理出事情的头绪来。在此基础上，要不断地对自己说：“天无绝人之路。”然后，向最信赖的人倾诉自己的感受，有发泄、商谈的对象，回旋余地就大了，就会得到鼓励，增添勇气，而不会未行先怯，信心不足。

3、正视、克服自己的缺点

正视自己的缺点，积极的自我评价，是内心的自我鼓励和激发。古人要求“日参省乎已”作为修身养性的根本，高尔基也强调：“反省是一面莹澈的镜子，它可以照见心灵上的玷污点。”（从中外名人名言选偏，华厦出版社1988年版第70页）只有反省才会清楚地看到自己身上的正误之处，从而坚决地强制克服一切弱点，做到自尊、自爱、树立信心，稳定情绪。

4、保持坚定的决心，决不轻言放弃

秘书人员有时可能被迫在规定时间内去完成一个调查材料。这时你可能因时间太紧而说：“我担心完不成。”当你受领导委托协调几个部门或拟写一个文件，你可能因资历，经验局限说出：“反正最后有领导”。这是一种对自己不负责任的表现，实质上是把自己的慵懶，自卑与不安正常化。白白放弃与自己擦肩而过的机遇。

秘书人员就要在工作中有坚定的决心和信念，有百折不挠的毅力，不畏艰难，不怕挫折，敢于坚持到底，不被眼前的逆境所吓倒。在逆境和困难的挑战中强化自己的信心。

增强自信，我们还要看清当前形势，不断更新自身的知识。中国加入ｗｔｏ后，越来越多的政府组织和中国企业强烈的意识到：人才是最珍贵的，价值最高的资产。人才直接决定竞争优势的强弱。社会对秘书人才提出了更高的要求。秘书人员要保持对工作的信心，做新世纪高素质的秘书人才，就要不断调整自身的知识结构和能力水平，增加自己的含金量。

那么，秘书人员在这种新的发展形势下，又应如何提高自身的价值，树立起对自己的信心呢？

在我们回答这一问题时，首先看一份来自“上海大学高等技术学院２０００级涉外秘书专业涉外企业调查组”的对上海涉外企业秘书人才需求的调查报告。在调查中，他们发现，在涉外企业中担任秘书的人年龄多数是在３０岁左右（５4. 6%）．他们年轻，有活力，有朝气。适应能力，接受能力都比较强；在对涉外企业秘书的能力分析中，调查发现，有５０.９％的被调查者认为本单位秘书的写作能力一般，因为他们绝大多数非秘书专业毕业．在写作上没有经过专业训练．同时，还发现，有高达９６．５％的外企秘书掌握英语．但懂得外语不等于具有良好的听说读写能力，有７４．１％企业认为本单位的秘书外语写作程度一般。
他们的调查还发现．目前，涉外企业最欢迎的秘书应该是这样的：２０岁左右，女性，外貌端正，学历大专以上．企业对秘书年龄期望值在２０岁左右的占４０．７％．这说明，涉外企业的秘书有低龄化的趋势。
在涉外企业对秘书教育的要求中，调查发现，涉外企业对秘书人才的知识能力日趋复合型，仅仅拥有一门专业知识是不够的．被调查者认为秘书最应具备的能力的前三项依次是外语能力，理解能力和文字能力，分别占了２３．１％，１８．５％和１５．７％．除专业知识外，还必须掌握其他方面的知识．选择＂经济知识＂的居首位（６８．５％），其次为＂法律知识＂（５４．６％）。由以上的调查我们看到，秘书专业的学生应对自己有足够的信心．我们受过高等教育，经过专业训练，是有能力做好秘书工作的．而且我们年轻，有朝气，有冲劲。

但在社会大门向我们打开了的同时，要成为新经济体制下的高素质的秘书人才。我们还必须不断更新已有的知识，提高办事能力，才能让自身更有自信面对这现代社会经济体制下的挑战。

那么，秘书人员又应如何提高自身的知识能力素质呢？

一 、方法

（一）在知识方面。随着社会主义市场经济体制的逐步完善，对企业秘书人员的知识要求越来越高，秘书人才逐渐向“复合型”通才方向发展，其知识体系更趋于庞大和复杂。企业秘书人员必须在实践中不断地拓展自己的知识面和更新知识结构。

1．基础知识和基本理论

基础知识和基本理论是秘书必备的本领和基本功，是秘书人员思维飞向更高的“翅膀”，也是秘书人员成长过程中的“阶梯”。这不但代表着秘书人员的智力水平，也是培养各种能力的基础。目前，秘书人员必须注重学习马列主义，毛泽东思想和邓小平理论，认真理解贯彻江泽民的“三个代表”的重要思想。结合市场经济的具体实践，掌握科学的世界观和人生观。正视改革过程中出现的新问题。

2．专业知识和业务知识

企业秘书必须牢固掌握秘书专业知识。同时需通晓本企业的业务，掌握本企业的经营业员活动和发展战略。收集、处理与本企业相关的资讯信息。特别是随着市场经济体制的完善，必然会带来秘书工作行政型弱化而商务型加强的新情况。中国加入wto后，参与到国际、经济的大循环中，参与国际经济竞争。这不要求企业秘书特别涉外秘书要有较高的外语水平。同时还要精通国际惯例，如《关税与贸易总协定》，涉外经济法等法律，维护本单位和个人的合法利益。

3．相关知识

秘书工作涉及面广，要做“通才型”的秘书，不论哪个方面的知识都要懂一些。因此，在日常工作中要尽量博闻强记，尽可能掌握，熟悉本专业以外的有关知识。如法律、公共关系、文学、艺术、数理等。而随着对外联系的加强，涉外秘书除了要懂得上述知识外。还必须了解中外思维方式的差异，了解中外风俗的不同，更要学习中外文化知识。在处理对外事务中就会更得心应手。

（二）在能力方面。随着现代企业制度的建立，为适应市场经济发展的需要，企业秘书工作必须向改革型、经济型、外向型转变。因此，秘书人员应该具有一定的能力。

1．较强的调研能力和创新能力

在市场经济条件下，秘书人员应该根据“企业—市场”这个轴心自觉广泛开展调查研究活动，首先，要找准企业与市场的交合点。诸如经营管理，企业改革，定期开展调研，为领导的决策提供正确依据；其次，以企业进入市场参与竞争力为主攻方向，围绕工作中的重点，深入调查，协助领导做出正确决策；再次，秘书人员要有创新意识，大胆创新，敢于面对新世纪的挑战，提出超前见解，提高思维的创造性，勇于开拓，推动本企业的发展。

2．较高的综合分析能力

提高对客观事物的观察能力和对具体问题的分析能力。这就要求秘书无论是观察问题，还是分析问题，都必须以系统的观点作指导，以整体眼光看问题，将诸多具有内在联系的因素串联起来，从中提炼出可以体现整体精神的精要论点。逻辑地阐明新意义上的整体内涵。

3．熟练地使用办公自动化设备的能力

现在的企业普遍实现了办公自动化，计算机、传真机、复印机、多功能电话及光学符号阅读器、缩微机等的使用，极大地提高了办公效率。所以，秘书人员应努力掌握并熟练操作这些办公设备。

二、途径

认识到当前市场经济下的人才要求，要成为新世纪下的高素质的秘书人才，秘书人员就要通过一些渠道来使自己增值。不断提高自身的含金量。

（一）上函大、电大、夜大等业余学校进行更高层的学习，不断充电。
（二）针对自身的不足，有计划的读一些书，以勤补拙。
（三）多留意电视新闻、报刊杂志对当前知识、素质的报道。
（四）在实践中学习，深入实际，了解社会，积极有进行调查研究，增长自身的见识。
（五）善于总结工作中遇到的问题和解决问题的方法，把其中的体会，获得的经验，记录下来，作为借鉴。不断巩固和提高自身的办事能力。

进入21世纪，各国间的联系越来越密切，世界经济逐渐一体化。我国在加入wto在参与到世界的竞争中，越来越多的政府组织和中国企业强烈的意识到：人才是提高我国综合国力的根本；人才是企业参与竞争的关键；人才直接决定竞争优势的强弱。
面对这一激烈竞争，秘书人员在审时度势，不断提高自身的素质。以乐观的精神和自信的态度投入到秘书工作中去，从容面对社会发展所遇到的挑战，只有知识能力素质和心理素质一起提高了，才能在经济发展中的浪潮中乘风破浪，在工作上取得骄人成绩。这样的秘书，才能成为新世纪、新经济、新发展下的高素质的秘书人才。