内容提要：全球经济一体化要求我国管理国际化，作为辅助系统的秘书工作也应该实现国际化。秘书工作国际化的要点是建立完善的秘书理论体系、健全秘书工作制度和提高秘书人员素质，它是保证我国管理国际化的重要条件。
关键词：国际化 秘书工作 辅助系统 秘书制度
新世纪给予中国的第一个机遇和挑战，就是中国加入wto，因此，尽快适应世界游戏规则，促进我国管理的国际化是当前管理界的热门话题。在管理活动中，可以把管理工作视为主导系统，而秘书工作则为辅助系统。一般情况下，主导系统运行的成败，在很大程度上由辅助系统的运行效率来决定。因此，秘书工作是管理活动中不可缺少的重要因素，管理的国际化必然要求秘书工作的国际化。在研究管理国际化的同时，也应该研究秘书工作的国际化，从而促进我国管理的国际化。秘书工作同其他许多工作一样，要实现国际化，也必须进行大胆的变革与创新，要正视我国秘书工作的现状，明白我国秘书工作与世界标准的差距，找到缩小这个差距的办法，只有这样，才能实现我国秘书工作的国际化。就我国秘书工作的现状而言，我们认为，应该从理论、实践和人品素质三个方面加以讨论。
1、构建完善的秘书理论体系
秘书学是二十世纪八十年代诞生的新兴学科。近二十多年来，不少专家学者做了大量的研究工作，取得了不少可喜的成果，秘书学也逐渐从管理学的一个分支学科上升为独立学科。建立秘书理论体系的首要工作就是为秘书工作正名。在现代管理活动的主要内容中，信息工作、协调工作、控制工作等占据了极为重要的位置，而这些工作主要是靠秘书部门来完成的，因此，可以这样说，秘书工作已成为管理工作中不可缺少的组成部分。秘书工作的根本属性是辅助性，即辅助领导完成其管理活动。若把管理活动视为主导系统，则秘书工作就应为辅助系统，完整的管理体系就是由这两个不可分割的系统构成的。然而，我们应该看到，秘书学到现在还没有形成一个完成的理论体系，甚至还没有成功成为一个获得广泛认可的学科，这实在是一件憾事。目前，有关秘书工作的研究的成果虽然很多，但彼此间却缺乏联系，没有有机地融合，就好比我们生产了许多零件，却没有将它们组装成一部可运转的机器。秘书工作的研究应该紧密围绕管理领域的研究而展开。在管理领域，产生了人本管理思想、企业再造理论、知识管理学说、管理信息化观点，推动了管理理论的蓬勃发展。这自然也为秘书界理论研究提出了方向和挑战，因此，加强我国秘书理论的研究已成为当务之急。我们认为应在秘书界掀起一个理论研究的高潮，要发动专家学者和秘书同仁共同努力，顺应现代管理理论发展的潮流，构建一个既完整又有深度、既涵盖过去又包容未来的秘书学理论体系，以加快秘书工作国际化的步伐。
2、深化秘书制度的改革
由于理论方面的欠缺和传统习惯的影响，我国现实的秘书工作的状况普遍不理想，而且远远落后于世界潮流。具体表现在以下几个方面：
首先，秘书制度不完善是实现我国秘书工作国际化的主要阻力。全球经济一体化已是大势所趋，加入wto以后，我国的商务活动会越来越多，不可避免地要与许多国家和地区打交道，我们固有的许多法规已经不适应这种状况了，这里面当然包括秘书工作。以澳门为例，在澳门新的《澳门公司法典》中，明确规定：澳门公司由四个部门构成，即股东会、行政管理机关、公司秘书和监事会。在这里，公司秘书是作为一个独立机构而设立的，它拥有自身的权力。它的主要职权包括确认权、公证权和监控权。澳门公司法增加秘书制度，是法律与经济变革的需要。公司秘书制度源于英美法的相关制度，现时香港、新加坡、澳大利亚及英国等都有此制度，由此可见，公司秘书制度是一项先进的制度。反观我国，虽然也有公司法，我国的有限责任公司也都设有秘书，但这是两个完全不同的概念，我国公司里的秘书没有法律的地位，没有法定的权力，通常只作为经理的助理，处理一些日常事务，因此，进行秘书制度的改革，为秘书工作立法，科学地确定秘书的地位，重新明确秘书的职权范围，是我国秘书工作与世界接轨的主要措施，也是我国管理界与秘书界要认真考虑的问题。
其次是秘书工作不规范。秘书的职业化是世界性的潮流，所谓"职业化"是指如今的秘书由特定的官方职务演变为不属于任何一行业，但又为任何一行业所必需的职业。美国"国际职业秘书学会"成立的宗旨就是建立一种为社会所承认的秘书行业的标准，从而使秘书这一新兴行业的协会组织能与律师、会计等其他行业的协会一样，得到社会的认可。为了提高秘书人员的业务素质，适应秘书职业技能培训和鉴定的需要，我国已于一九九七年由国家职业技能鉴定专家委员会秘书专业委员会开始统一进行秘书职业资格的认证和培训工作。但是在实际工作中，我国广大秘书工作者仍带有极大的经验性和随意性。经验性是指其工作方法主要是靠别人传授，很少是自己摸索出来的，即便有心得体会，也会犯以偏概全的错误，当出现新问题时，往往不知所措。这与我们民族的文化背景和思维习惯有关，缺乏创造性和超前性是秘书领域中的普遍现象。随意性则表现在秘书工作的规范化不够，从组织活动的角度来要求，管理者在行使不同的管理职能时，秘书人员应以不同的工作方法相匹配，以辅助管理职能的完成。然而，在实际工作中多数秘书人员是以不变应万变，以一法应万法，没有起到应有的辅助管理的作用，故很难适应秘书工作职业化的要求。
公文运行标准不一是当前秘书工作不规范的具体表现之一，从世界范围来看，秘书的行文日益制度化、程式化，这是确保公文法定效力正常发挥的重要前提。我国政府一直非常重视行文规范工作，不断完善公文处理办法，并于2000年颁布了《国家行政机构公文格式》（gb/t9704--1999），使新的公文处理办法更加符合国情和秘书工作全球化的要求。但是在实际操作过程中，由于秘书人员对新标准的重要性认识不够，或业务不熟，常出现"上报公文新格式，下发公文老面孔"，或新旧公文格式混用、使用不规范的情况。严重影响了公文的正常运行，阻碍了秘书工作的发展。
最后是秘书工作手段不够现代化。信息技术的革命和发展不仅促成了网络经济的出现，还促成了网络政府、无纸办公、电子政务等一系列新概念的出现。由于秘书工作中产生的大量文件特别是行政公文，具有规范化、模式化的特点，所以更容易被计算机所接受。至此，秘书工作中的大量文字、数据、图形、声音和影像均可在互联网上传输，"无纸办公"的物质条件已经具备。但是，多数秘书人员在工作中仍然沿用传统的工作方法，电脑仅成为打字的工具。秘书工作现代化是实现管理工作现代化的重要保证条件之一。因此，秘书工作必须与管理工作联系起来，与管理进行同步研究，以提高我国秘书工作的水平，跟上国际化的步伐。
3、全面提高秘书人员的素质
随着我国秘书工作职业化的推进，对秘书人员自身的素质也提出了更高的要求。我国现有秘书人员的素质普遍不高，尤其缺乏具备国际眼光、熟悉国际游戏规则、适应国际竞争需要的高级秘书人才。具体表现为：首先，理论水平不高。秘书工作的内容多以操作性为主，这样必然导致秘书人员重实务而轻理论。同时，秘书界还未形成理论研究的大气候，客观上也影响了他们的理论水平的提高。其次，工作能力不强。从事秘书工作的人员，多为新手，或刚从院校走上社会的毕业生，或从事此类工作仅二三年的年青人，由于缺乏必要的积累，他们的工作能力受到了限制，而有了积累且工作能力较强者，又往往会被提升为管理人员，所以，在秘书队伍中始终是以生手、新手为主力军，整体工作能力很难提高。第三是个人修养不够。我国多数秘书人员的知识结构、能力结构不合理，这与他们所学的专业、年龄、阅历及思想观念有关。从课堂上或书本上了解的有效信息量不多，一旦走上社会，便发觉实际情况与自己所学相去甚远，而且外部环境的变化既迅速又复杂，使他们更有无所适从之感，最终必然降低工作效率。要想改变这一现状，就必须进行改革。顺应当前以经济的网络化、知识化和全球化等为主要特征的"新经济"时代的需要，适应加入wto对我国整个社会人力资源开发和管理的全新要求。在秘书学理论研究上，引进管理学、行政学、人才学等学科的最新研究成果，明确秘书的职业化发展方向，从秘书学原理、秘书实务、秘书学相关理论（包括管理学、档案学、公关学等等）三个层面上构建起秘书学基础理论的框架，以适应秘书工作走向全球化的需要。在教学内容上，去掉空洞的说教，使教学内容与现代管理观念接轨，与社会实践相适应。在教学方法上，也应从单纯的讲授方式向案例教学、情景教学及多媒体演示的教学方法过渡。使我们培养出来的秘书人员的知识结构与专业素质能不断适应网络化办公环境的新要求。另外，应不断加强和完善秘书人员的资格管理，应尽快形成一套较全面系统的全国范围内的秘书职业资格的认证和培训体系，不仅包括建立全国统一的资格标准、建立专门的资格审查机构、监督机构和考核机构，还应从制度上明确秘书工作的职责，规范秘书的工作行为，统一公文运行标准，更应该在用人制度上真正实行持"证"上岗，并区分资格等级、资格范围。经过多方努力，最终实现我国秘书人员的专业化，规范化、国际化。
国际化是一种趋势，是一种必然。每一个国家、每一个实实在在的组织，或者某个具体的部门、或者一次完整的活动过程，又有它独特的不同于其他的一面，这种独特性是由于工作的内容、在组织中的位置、群体的价值观、个人文化修养以及特定社会的政治、经济、文化等诸多因素相互作用的结果。国际化是普遍性、是共性，在实际运用中，必须与本部门、本企业的实际相结合，与中国的民族文化相适应，才能起到预期的作用，即具体情况具体对待，这也符合辩证法的精神。否则，便有生搬硬套的教条主义之嫌。对秘书学和秘书工作的研究同样要遵循这个规律，在考虑秘书学和秘书工作与国际接轨的同时，不能忽略了"中国特色"。
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