秘书工作的本质特征

    秘书工作的本质特征是什么？目前仍有多种说法。我们认为辅助性最接近秘书工作的本质特征。但是，仅仅停留在辅助性上还不够，因为辅助性的工作实在太多了，不能归秘书工作所独有。从总体上看，一切机关工作都是辅助性的工作，即辅助领导者开展工作。那么，秘书工作的辅助性与其它机关工作的辅助性有什么不同呢？我们认为，最主要的区别是综合辅助性。其它机关工作的辅助范围被严格限定在业务职责范围之内，只有秘书工作可以超越业务工作的限制，对领导工作实施全方位的综合辅助。因此，秘书工作的本质特征是综合辅助性。秘书人员实质上是领导者眼、耳、脑、口、手、足等器官的延伸；秘书工作实质上是领导工作的延展，是提高领导效率的助推器。这种本质属性，具体表现在以下几个方面：

    一、贴近领导核心，辅助领导工作

    秘书虽然不是领导，但他贴近领导；秘书工作虽然不是领导工作，但它直接辅助领导工作。这一特征是其他机关人员和机关工作所没有的。这一特征具体表现在三个方面：
                
    一是从秘书与领导者的工作关系来看，秘书工作具有贴近运转的特点。秘书工作是直接为领导决策和管理服务的，是最贴近领导的工作。这种特殊的工作关系，不仅使秘书与领导者贴身近身，形影不离，亦步亦趋，更重要的是在政治思想、言动行动上同领导者贴脑贴心，保持高度一致，甚至在气质习性、兴趣爱好等方面也达到志同意合。这样，秘书与领导者才能心往一处想，力征一处使，做到心心相印，心照不宣，灵犀相通，肝胆相照，合默契。
                
    二是从秘书工作的运行轨道看，秘书工作具有向心运转的特点。众所周知，在宏观世界里，太阳系的九大行星都是以太阳为中心，围绕太阳按照一定的轨道运转；在微观世界里，电子总是围绕着原子核有序旋转。自然界是这样，人类社会也有类似的现象。秘书就是紧贴领导身边，围绕领导活动开展工作的。因此，秘书工作在运转中必须始终面向领导核心形成强大的向心力。秘书工作只能按照领导意图和指示精神办事，绝不能产生任何离心的倾向和行为；否则，就会变成“游离电子”而被抛弃。
                
    三是从秘书工作与领导工作的时间特征来看，秘书工作具有与领导工作同步运转的特点。秘书对特定对象的服务是贯穿于该对象所辖的各项工作和每项工作的各个阶段之中的，在时间和空间上保持与领导层活动的同步。不论什么地方，什么时间，只要有领导活动展现，就需要相应的秘书工作辅佐。总之，秘书工作的展开，伴随着领导活动的全过程，并在这一全过程中切实保证领导工作的顺利进行，为其提供尽可能周全的方便和条件。如某领导者要参加上级召开的一个重要会议，秘书工作也随之运转，包括准备与会议议题相关的材料，安排领导人的日程，准备上级会议之后的贯彻预案等等。这里既有智谋性的服务伴随，也有事务性的服务伴随。由此可见，同步运转和全程伴随是秘书工作的一个特点。

    二、不在领导职位，参谋领导之政
                
    俗话说：“不在其位，不谋其政。”这句话在秘书工作中是不适用的。秘书工作恰恰与此相反：“不在其位，当谋其政。”这是由秘书工作的性质和任务所决定的。秘书工作是适应辅助领导工作的需要而产生的，它的基本任务就是当好领导者的参谋和助手，除此之外，没有自己的特殊任务。因此，秘书工作者虽然不是领导者，但是，他必须站在领导者的角度和高度来思考和处理各种问题，想领导之所想和所未想，急领导之所急和所不急；按照惯例对工作进行超前准备，协助领导者运筹谋划，制定决策预策，督查决策落实，综合协调各种关系。既要能为领导者的阔步向前披荆斩棘，又要能为领导者在前进中受困扰而排忧解难，有时甚至还要为领导者代过。这种辅助作用是其它部门和人员无法替代的。
                
    在秘书工作中，一方面，秘书人员往往受到秘书职位的思维定势束缚，很难站得很高，想得很全；另一方面，秘书工作的职能，要求秘书人员必须站在领导者的高度，立足领导工作全局思考问题，否则，就不能适应领导工作的需要。这就是一对矛盾。一方面，秘书必须听命于领导者，另一方面，秘书还必须为领导者出谋献策，这又是一对矛盾。实际上，它们都是辩证统一关系。处理好上述矛盾，要求秘书人员必须做到两点：一是在思想上，秘书人员必须尽量同领导者保持一致，从领导者的角度去想问题，提建议，写文件等；二是在行动上，秘书人员必须划清与领导者的界限，领导就是领导，秘书就是秘书，秘书必须坚决服从和贯彻领导的指示和意图，决不允许越位擅权，以领导者的身份说话、办事。否则，秘书就会发生角色错位，在实践中必定要摔跟斗的。总之，秘书必须在秘书之位，谋领导之政，这是秘书工作的一个突出特点。

    三、没有领导权力，隐含领导权力
                
    权力是一种有存在的实感，但却没有形体的社会现象。就一般涵义而言，权力是指主体凭借某种后盾，在一定社会关系中使客体接受其意志，并按这一意志去行动以达到某种目的的一种支配力量。权力具有指向性、支配性、工具性、易主性等特点。我们在这里议论的不是一般意义上的政治权力，而是领导权力。领导者的权力，是管理者和被管理者之间的一种特殊影响力或支配力，它与领导者的职位密切联系，表现为领导职权。一定的职位，就具有相应的权力。领导者的权力表现为有形与无形两个方面。领导者运用某些强制手段来控制下属的行为，运用经济上的奖励或制裁手段来激励、限制下属的行为，是物质的手段，是有形的方面。但是，领导者仅靠有形手段来管理，是远远不够的，也是不高明的。领导权力的主要方面应是无形的影响力。领导者的影响力不仅同领导者的地位和权力密切相关，而且同领导者的过人能力和高尚品格更为密切。领导者的地位只是权力的象征，而能力和品格才是权力的实质，把二者统一起来的领导者，不仅具有强大权力，而且具有崇高权威。
                
    秘书工作是为制定决策和实施决策服务的，是辅助领导进行管理的。因此，它只能为领导工作提供服务，按领导意图和要求办事，其本身没有领导的权力，也不能直接行使任何领导权力。但是也要看到，秘书部门作为领导的办事部门，秘书工作作为为领导直接服务的工作，实质上是为领导权力运行服务的工作，其本身就客观地隐含或寓存着一定的权力。例如，秘书完成领导者授权交办的任务，秘书部门以机关名义进行公务活动，等等，就体现着权力的活动，或者说包含着要求人们服从的那种权力行为的属性。由此可见，秘书工作并非一种单纯的思想观念，意识活动，它做的虽是辅助性、服务性的工作，但它是把无权与有权融合为一体的有权威性的工作。权力与威信的结合就是权威。权威是使人信赖和服从的力量和威望，是使被管理者甘愿接受其影响或支配的一种心理因素；服从是管理活动中尊重并执
                
    行权威意见的行为。在管理工作过程中，权威是非常必要的。因为管理活动是保证人类各种实践正常进行和不断发展的活动，没有权威就不能有效地指挥和协调分工与协作的复杂关系，管理活动就会陷入混乱。秘书工作是辅助领导者进行管理的活动，本质上也属于管理活动的范畴，因此，秘书工作客观上需要有一定的权威性。另一方面，由于秘书始终围绕领导权力的运行而工作，秘书工作中必然隐含有权威性。不承认这一点，就不是唯物主义者，就无法解释现实生活中秘书的特殊地位和影响。明白了这个特征，秘书工作者就要自觉严格约束自己，一方面，要站在自己的位置履行秘书职责，不能越位擅权；另一方面，要充分利用秘书特殊的地位和影响，树立秘书部门的权威和形象，顺利推行各项工作，完成领导者交给的任务。

    四、贯彻领导意图，反映群众利益
                
    领导意图是领导者指导部属实现组织目标所提出的确定意见的实质和目的。领导意图的形成主要依据以下四个方面的结合：一是辩证唯物主义原理与领导活动实践的有机结合；二是上级指示精神与本单位具体情况的有机结合；三是领导者思想水平与群众意见的有机结合；四是领导活动一般规律与本组织执行不同任务的特殊规律的有机结合。上述四个结合，就是领导意图的形成原理。这一原理推动着领导活动，也制约着领导活动，并由此派生出一系列领导活动原则。秘书工作千头万绪，核心是贯彻领导意图。贯彻领导意图，渗透于秘书各项工作之中，贯穿于秘书工作过程的始终。按领导意图办事，秘书工作就能充分发挥辅助作用；离开领导意图，秘书工作就会迷失方向和目标。因此，秘书工作者必须认真学习和掌握领导意图形成的原理，了解领导意图的类型和特征，掌握领会和贯彻领导意图的原则和方法，不仅要准确领会领导意图，补充完善领导意图，而且要创造性地贯彻执行领导意图。
                
    但是另一方面，秘书在工作中还必须反映群众利益。这是因为，在我们社会主义国家里，人民群众是历史的创造者，人民群众是国家的主人；人民群众的利益是最高和最大的利益。一切党政军机关的领导者，必须代表广大人民群众的根本利益；一切企事业单位和其它社会团体的领导者，也必须代表本组织、本团体的群众利益。因此，一切领导意图的形成，必须代表广大群众的意志和利益，反映群众的意见和呼声。秘书工作贯彻领导意图与反映群众利益，是辩证统一关系。一方面，由于领导意图必须代表和反映群众利益，秘书贯彻领导意图，就是反映和维护群众利益；另一方面，秘书有责任协助领导者形成正确的意图，因而也就有责任向领导者反映群众的利益。只有向领导者全面、客观、及时地反映群众的生产，群众的情绪，群众的生活，群众的利益，才能使领导者密切联系群众，作出符合群众利益的决策，形成正确的领导意图。
                
    在现实生活中，有时还会出现领导意图和群众利益相矛盾的情形，作为秘书工作者，必须努力协调二者之间的关系，把对上负责与对下负责一致起来，对领导负责与对群众负责一致起来，真正起到领导联系群众的桥梁和纽带作用。现实中，有一些秘书人员群众观念淡漠，不关心群众利益。在他们的头脑里，装的都是领导者的情况，满脑子都是领导，成天围着领导转，眼睛长在头顶上，只会往上看，不会往下看，对群众的感情十分淡漠，对群众反映的情况和问题满不在乎。“理论联系实惠，密切联系领导”就是群众对这些人的讽刺。更有甚者，有的秘书不仅不向领导者反映群众情况，而且成为一道难以越过的关卡，隔断了领导与群众的联系，既严重损害了领导在群众心目中的形象，又助长了领导者的官僚主义作风。这是十分危险的。因此，在新的历史条件下，有必要强调秘书人员树立群众观念的问题。其中最重要的就是群众路线和实事求是。秘书人员只有密切联系群众，反映群众利益，才能当好领导的参谋和助手。