英：
● (receptionist/assistant))
► (caller)
guidelines for external calls to the company receptionist
● use a positive salutation.
(example: good morning,)
● identify your company and yourself.
(example: abc incorporated, marie speaking.)
● give a standard offer of service.
(example: may i help you?)
► wait for the caller to identify herself/himself and to state
her/his purpose.
(example: hi, this is sarah. i’d like to talk to mr. long)
● give an appropriate response.
(example: just a moment, please. i’ll transfer your call)
guidelines for external calls to an administrative assistant
● use a positive salutation.
(example: good morning,)
● identify your superior and yourself.
(example: mr. long’s office, helen speaking.)
► wait for the caller to identify herself/himself and to state
her/his purpose.
(example: good morning, helen. this is sarah. can i
speak to mr. long, he’s expecting my call?)
● give an appropriate response.
(example: just a moment, please, while i put you
through.)
guidelines for internal calls to a departmental secretary/receptionist
● use a positive salutation.
(example: good morning,)
● identify your department and yourself.
(example: marketing dept. this is lucy.)
► wait for the caller to identify herself/himself and to state
her/his purpose.
(example: hi, lucy. how are you doing? is jack around?)
● give an appropriate response.
(example: sorry, he just stepped out.)
► possible return response.
(example: ok, i’ll call back later.)
中：
● (接待员/助手)
► (打电话者)
公司接待员接听外部电话的原则
● 用积极的问候语。
（例： 早上好）
● 表明公司和你的身份。
（例： abc有限公司，我叫marie。）
● 使用标准的服务客套话。
（例： may i help you?(我能为您做点什么？)
► 等侯对方说出其身份和来电话的目的。
（例： 早上好，helen。我是sarah, 请long先生接
听电话。）
● 给一个恰当的回答。
（例： 等一下，我把电话转过去。）
公司行政助理接听外部电话的原则
● 用积极的问候语。
（例： 早上好）
● 表明你的上级和你的身份。
（例： long先生的办公室，我是helen。）
● 等侯来电话者表明他的身份和目的。
（例： 早上好helen,我是sarah。我能和long先
生说话吗？她在等我的电话。）
● 给一个恰当的回答。
（例： 稍等，我帮你接通。）
部门秘书或接待员接听内部电话的原则
● 用积极的问候语。
（例： 早上好）
● 表明你所在部门和你自己的身份。
（例： 销售部。 我是lucy。）
► 等侯对方说出其身份和来电话的目的。
（例： 你好，lucy。你怎么样？jack在吗？）
● 给一个恰当的回答。
（例： 对不起，他刚出去。）
● 可能得到的回答。
（例： 好的，我过会儿再打来吧。）
上一篇文章：